Herramienta de Workforce Management
Gestionar una plantilla es uno de los retos más complejos a los que se enfrentan las empresas hoy en día. Ya se trate de la programación de horarios, las nóminas, el cumplimiento normativo o el seguimiento del rendimiento, hay una lista interminable de tareas que deben realizarse con rapidez y precisión.
Sin las herramientas adecuadas, las empresas corren el riesgo de ser ineficaces, cometer errores en las nóminas, incumplir la normativa y frustrar a los empleados, todolo cual puede costar dinero y reputación a la empresa. Por eso, una herramientadeworkforce management (WFM ) ya no es un lujo, sino una necesidad.
Pero con tantas opciones disponibles, ¿cómo elegir la mejor? En esta guía, desglosaremos todo lo que necesita saber, desde qué hacen las herramientas de WFM y por qué son importantes hasta las características clave, los retos y las tendencias futuras. Empecemos por el principio.
1. ¿Qué es una herramienta de Workforce Management ?
Una herramienta deworkforce management es una solución de software diseñada para ayudar a las empresas a optimizar la planificación, programación, seguimiento y gestión de sus empleados. Sustituye procesos manuales obsoletos -como hojas de Excel y papeleo- por automatización, análisis basados en IA e informes en tiempo real para garantizar que la empresa funcione de la forma más eficiente posible.
Con una herramienta de WFM bien implementada, las empresas pueden reducir las cargas administrativas, controlar los costes laborales, garantizar el cumplimiento y mejorar la satisfacción de los empleados agilizando las tareas relacionadas con el personal y evitando errores.
1.1 Por qué las empresas necesitan software de Workforce Management
Muchas empresas siguen dependiendo del seguimiento manual y de sistemas fragmentados para gestionar su plantilla, lo que da lugar a errores e ineficiencias. Una herramienta de WFM puede mejorar significativamente las operaciones:
- Automatización de la programación y la planificación de turnos: en lugar de pasar horas asignando turnos manualmente, los directivos pueden utilizar un sistema inteligente que crea horarios optimizados en función de la disponibilidad de los empleados, la legislación laboral y la demanda de la empresa.
- Garantizar el cumplimiento de la legislación laboral - Cumplir la normativa salarial, las normas sobre horas extraordinarias y los acuerdos sindicales es complicado. El software de Workforce management realiza un seguimiento de las horas de los empleados y aplica automáticamente las normas de cumplimiento para evitar costosos problemas legales.
- Optimización de los procesos de nóminas - Los errores en las nóminas pueden resultar caros y frustrantes para los empleados. Una herramienta de WFM se integra directamente con los sistemas de nóminas para garantizar que los salarios, los impuestos, las prestaciones y las horas extra se calculan correctamente.
- Mejora de la experiencia de los empleados - Dar a los empleados acceso al autoservicio de programación, cambio de turnos e información de nóminas en tiempo real les hace sentir que tienen más control, lo que mejora la satisfacción laboral y la retención.
- Proporcionar información basada en datos: los análisis de la mano de obra ayudan a los directivos a tomar mejores decisiones en materia de dotación de personal, presupuestos y eficiencia operativa, ya que ofrecen informes en tiempo real sobre el rendimiento y los costes laborales.
Para las empresas con empleados por horas, turnos rotativos o equipos remotos, disponer de un sistema centralizado que lo mantenga todo organizado y automatizado supone un cambio radical.
1.2 Industrias que más se benefician de las herramientas de Workforce Management
Aunque casi cualquier empresa puede beneficiarse de una herramienta de WFM, determinados sectores dependen en gran medida de ellas debido a la complejidad de su dotación de personal y a los requisitos de cumplimiento:
- Comercio minorista - Con tendencias de ventas fluctuantes, picos de contratación estacionales y altos índices de rotación, los comercios minoristas necesitan una herramienta que pueda ajustar rápidamente los niveles de dotación de personal y, al mismo tiempo, mantener el cumplimiento de la legislación laboral.
- Sanidad - Los hospitales, clínicas y centros de enfermería funcionan 24 horas al día, 7 días a la semana, lo que exige una planificación precisa de los turnos, un seguimiento de las credenciales y el cumplimiento de una estricta legislación laboral para garantizar que la atención al paciente nunca se vea comprometida.
- Fabricación - Las fábricas e instalaciones de producción necesitan optimizar la asignación de la mano de obra en los distintos turnos, garantizando que no haya lagunas en la productividad y controlando al mismo tiempo los costes laborales.
- Hostelería y restauración - Los restaurantes y hoteles experimentan frecuentes cambios de personal, horarios irregulares y cambios de turno de última hora, por lo que la programación automatizada resulta esencial.
- Centros de llamadas - Estas empresas manejan grandes volúmenes de llamadas que fluctúan a diario, lo que requiere ajustes de plantilla en tiempo real para mantener los niveles de servicio y, al mismo tiempo, controlar los costes de personal.
2. Características clave de una herramienta eficaz de Workforce Management
No todas las herramientas de workforce management son iguales. Las mejores ofrecen una gama completa de funciones de automatización, análisis e integración para ayudar a las empresas a mantenerse a la vanguardia. Estas son las funciones clave que hay que buscar:
2.1 Control del tiempo y gestión de presencia
Una de las funciones más importantes de una herramienta de WFM es el seguimiento preciso de la hora de entrada y salida de los empleados. Los sistemas modernos sustituyen a las obsoletas tarjetas perforadas y hojas de control horario manuales:
- Autenticación biométrica - Evita el "fichaje de amigos" y el robo de tiempo exigiendo la huella dactilar, el reconocimiento facial o el escáner de retina para el registro.
- Registro móvil con geolocalización: garantiza que los trabajadores remotos se registran desde ubicaciones autorizadas y no simplemente desde cualquier lugar.
- Generación automática de partes de horas: elimina los errores humanos recopilando automáticamente las horas de trabajo, las horas extraordinarias y los tiempos de descanso en informes listos para la nómina.
2.2 Programación de los empleados y planificación de turnos
Crear horarios manualmente lleva mucho tiempo y a menudo genera conflictos. Una herramienta WFM simplifica este proceso:
- Autogeneración de horarios en función de las previsiones de demanda: utiliza datos históricos e IA para determinar cuántos empleados se necesitan en cada momento.
- Permitir a los empleados intercambiar turnos a través de una aplicación móvil: reduce la carga de trabajo administrativo al dar a los trabajadores más control sobre sus horarios.
- Seguimiento de los costes laborales en tiempo real: ayuda a las empresas a controlar cuánto gastan en salarios, horas extraordinarias y necesidades adicionales de personal.
2.3 Gestión de nóminas y conformidad
Garantizar que los empleados cobran correctamente y de conformidad con la normativa legal es crucial. El software de Workforce management puede:
- Calcule automáticamente los salarios, las horas extraordinarias y las deducciones - Elimine las discrepancias en las nóminas y evite costosos errores de cálculo de impuestos.
- Garantice el cumplimiento de la legislación laboral y las normas sindicales: evite sanciones mediante el seguimiento de las horas de trabajo y la aplicación de los requisitos de descanso.
- Integración perfecta con el software de nóminas: se sincroniza con plataformas como ADP, Paychex y QuickBooks para reducir la introducción manual de datos.
2.4 Seguimiento del rendimiento y análisis de la mano de obra
El acceso a los datos de la plantilla en tiempo real permite a los directivos tomar mejores decisiones operativas. Entre los análisis clave se incluyen:
- Seguimiento de la productividad - Mide la eficiencia individual y del equipo, ayudando a identificar áreas de mejora.
- Informes de absentismo y rotación: destacan las tendencias de asistencia y retención de los empleados, lo que permite una gestión proactiva de la estabilidad de la plantilla.
- Análisis de costes: desglosa los costes laborales por departamento, turno o empleado para ayudar a optimizar la asignación presupuestaria.
2.5 Planificación de personal basada en IA
Las herramientas de WFM basadas en IA llevan workforce management al siguiente nivel:
- Predicción de las necesidades futuras de personal - Utiliza datos históricos para determinar el número óptimo de empleados necesarios para distintos periodos de tiempo.
- Optimización de la programación para ahorrar costes: reduce las horas extraordinarias y minimiza los gastos laborales innecesarios.
- Mejora de la toma de decisiones con alertas en tiempo real: notifica a los directivos la escasez de personal, los riesgos de cumplimiento y los excesos presupuestarios.
3. Cómo elegir la herramienta de Workforce Management adecuada
Elegir la herramienta WFM adecuada depende de varios factores. Para hacer la elección correcta, las empresas deben:
- Evalúe la estructura de su plantilla: tenga en cuenta el tamaño del equipo, la complejidad de los turnos y las necesidades operativas.
- Decida entre soluciones basadas en la nube o locales: las herramientas basadas en la nube ofrecen acceso remoto y actualizaciones automáticas, mientras que las soluciones locales proporcionan un mayor control de la seguridad.
- Garantizar una integración perfecta: la herramienta de WFM debe funcionar sin problemas con el software de nóminas, recursos humanos y cumplimiento normativo existente.
- Considere la escalabilidad: elija un sistema que pueda crecer con la empresa y adaptarse a las futuras necesidades de mano de obra.
4. Reflexiones finales
Una herramienta deworkforce management no es un software más, sino una inversión estratégica. El sistema adecuado lo hará:
- Ahorre tiempo y dinero automatizando los procesos de personal.
- Reduzca los riesgos de cumplimiento garantizando la observancia de la legislación laboral.
- Mejore la eficacia operativa optimizando los horarios y las nóminas.
Si su empresa sigue dependiendo de la programación manual y del seguimiento obsoleto de la mano de obra, es hora de adoptar la automatización y obtener el control de workforce management.
